3. FACTORES A TENER EN CUENTA EN LA PUESTA EN MARCHA DE MODELOS DE RECURSOS HUMANOS CON SOLUCIONES TECNOLOGICAS.

Cuando decidimos aplicar la tecnología y nos ponemos a buscar la herramienta que más se ajuste a nuestras necesidades de gestión, nos planteamos una serie de factores que intervienen en nuestra decisión. Este proceso es válido no sólo para la búsqueda y selección de una herramienta en Recursos Humanos sino es común para cualquier sistema que vayamos a implantar en nuestras organizaciones. Esperamos que estos comentarios permitan a más de un profesional llevar a cabo la toma de decisión que mejor se ajuste en esta materia, o por lo menos que sirva de guía y recomendaciones a tener en cuenta.

 

Para poder hacer una valoración, en la encuesta realizada se han tenido en cuenta diversos factores que consideramos que se deben tener en cuenta a la hora de llevar a cabo este proceso. No significa que en algunos casos no existan otros factores, pero consideramos que los expuestos son los más comunes. La importancia dada en las encuestas a cada uno de ellos son las que aparecen en el siguiente gráfico.

 

 

 

Coste del Software. El coste de las soluciones es lo que más condiciona la elección. Entendemos como coste el que la empresa debe pagar tanto si se trata de una inversión como de un gasto, además de los costes correspondientes a su puesta en marcha y su posterior mantenimiento. En la actualidad y dado la contención en el gasto y la baja disponibilidad de recursos para invertir en las empresas, esto puede condicionar a dar un salto tecnológico que además, en muchos casos, es necesario si queremos ser más productivos y obtener un mayor rendimiento de los recursos. Por tanto, si lo que las organizaciones están valorando más es el coste, entendemos que la solución más ajustada será aquella que:

 

1. no implique un desembolso elevado que afecte a nuestra Tesorería,
2. que no suponga una inversión debido a la dificultad para disponer de recursos financieros en estos momentos,
3. que no tenga un elevado coste de puesta en marcha, bien como consecuencia de desarrollo de procesos complejos de consultoría o de dedicación de recursos propios dedicados a la implantación,
4. que este lo más ajustado posible a nuestras necesidades adquiriendo sólo lo que realmente necesitamos.

 

Integración. Un factor muy importante es que cualquier nueva solución que se integra dentro de nuestras organizaciones se relacione “bien” con las que ya existen. Una de las consecuencias principales de que hayan proliferado tanto soluciones ERP como SAP u otros similares en nuestros entornos empresariales, ha sido concretamente esta integración, ya que las empresas que disponen de una plataforma de gestión, que habitualmente funcionan en áreas dónde se ha realizado más inversión en tecnología como por ejemplo Finanzas, Customer Service, Producción,…, optan por utilizar la misma solución para Recursos Humanos, aunque ello suponga un mayor coste en ocasiones (sobre todo de consultoría) y una baja escalabilidad de la solución.

 

Escalabilidad, entendida como posibilidad de poder adquirir sólo aquellas funcionalidades que realmente necesitamos en cada momento y no una “macro-solución” a la que difícilmente vamos a sacar el máximo rendimiento sino es a largo plazo, con lo que el retorno de inversión es mucho más largo. En este ámbito, muchas soluciones empiezan a darse cuenta de que el cliente lo que busca es ir ampliando sus soluciones a medida que crecen sus necesidades, con lo que las aplicaciones se acaban adquiriendo por módulos. Esto es uno de los cambios más importantes en este tipo de soluciones dirigidas a gestionar personas, pues cada empresa tiene un orden de prioridades como consecuencia de sus necesidades y su cultura; con esto lo que se busca es que el cliente sólo compre lo que hoy necesita para su gestión (por ejemplo, un módulo para evaluar las competencias), y cuándo aborda otro nuevo proyecto adquirirá el módulo correspondiente. Este tipo de soluciones tiene como ventaja el acortar el retorno de la inversión realizada, el realizar implantaciones más ligeras y ajustadas a las políticas o modelos que va implantando, en definitiva generará confianza en el sistema y sobre todo en el buen hacer de la función de Recursos Humanos al pensar no sólo en la política sino también en el mejor método para invertir en tecnología aplicada al negocio.

 

Automatización de Procesos. Cada vez son más las organizaciones que ven las soluciones tecnológicas como un sistema que permita automatizar procesos que se realizan entre empresa – empleados, y no como unos meros contenedores de información, es decir, como una base de datos más o menos compleja. Por tanto, es lógico que en el ranking de importancia a la hora de elegir una solución, la automatización sea relevante. Una solución que permita automatizar los procesos que se realizan como por ejemplo solicitudes y aprobaciones de todo tipo (vacaciones, permisos, gastos de viaje,…), o que automaticen procesos más complejos como es realizar evaluaciones on line, entrevistas de satisfacción o clima,…, permitirá a la empresa no sólo mejorar la percepción en la comunicación entre todos los actores sino además rentabilizar el tiempo, tanto de respuesta como de toma de decisiones, además de mejorar la productividad de todos los implicados en la gestión de personas.

 

Comunicación y Acceso Web. Estos dos factores están muy relacionados en la actualidad, pues van de la mano. Mientras que la comunicación es el acto de relacionar los diferentes actores que intervienen en el proceso de interrelación, la web es el canal por dónde corre esta comunicación. Por tanto, la unión nos genera el concepto de Comunicación Interna 2.0. Pasamos de informar a comunicar y relacionarnos de forma interactiva. Por tanto, las soluciones tecnológicas deben mejorar la comunicación que hasta ahora se venía haciendo. Por supuesto, esta tecnología nunca sustituirá a la relación humana bis a bis, sino que debe complementarla y además ampliarla. Herramientas que permitan compartir entre todos los miembros de la organización, que permitan acelerar procesos gracias a la rápida difusión, que permitan interactuar entre todos, son las que en un futuro inmediato proliferarán. Si a esto unimos el uso de canales más allá del propio ordenador, utilizando tablets o smartphones para llegar a todos y en todo momento, la implicación de nuestros trabajadores cada día será mayor pues estarán más informados y participarán más en la gestión de sus organizaciones.

 

Seguridad y Acceso. En un nivel intermedio de prioridades o valoraciones se sitúa la Seguridad y accesibilidad a las soluciones. Cuando gestionamos personas a través de este tipo de soluciones estamos gestionando información (datos) muchas veces sensible, lo que requiere un alto nivel de seguridad que permita asegurar que sólo es vista por quién debe y cuándo debe. ¿Pero están nuestros datos seguros? Si vemos lo que ha ocurrido recientemente con Sony y su plataforma de juegos podríamos sacar conclusiones poco acertadas. La realidad es que nuestros datos están seguros siempre y cuando los confiemos (como todo) a quien mejor los pueda custodiar. Esto no significa que tener los datos en nuestro entorno privado (nuestros propios servidores) estén más protegidos que cuándo están en la “nube”. Pongamos un ejemplo; nuestro coche ¿está más seguro en nuestro parking o en un parking público? Pues dependerá de la facilidad que tengan otras personas de acceder a nuestro parking, de la vigilancia existente en el parking público, del barrio en el que vivamos o dónde vayamos,… ¿Alguien puede asegurar dónde estarán nuestros bienes más protegidos? Creo que nadie puede hacerlo, lo que se trata es de buscar e implementar aquellos medios que nos permitan estar más tranquilos, pero sin tener la máxima seguridad, ya que está nunca existe. Por tanto, dónde estén nuestros datos no es relevante, lo importante es como se custodian. Y sí esto lo relacionamos con el primer factor (el coste) podremos decir que además hay que buscar lo que a igual de condiciones de seguridad nos cueste menos. Bajo mi punto de vista, dónde nos va a costar menos el poner estar barreras de seguridad es en la “nube” pues aprovechamos al máximo las economías de escala que realizan los proveedores (siempre y cuando estos tengan unos estándares de calidad y servicio aceptable), sino pensemos en nuestro parking y el parking público que ha hecho una inversión en lector de tarjetas, lector de matrículas, bloqueo de accesos,…, mientras que en nuestro parking la inversión ha sido la puerta automática de acceso.

 

Inversión en Hardware. Cuando implantamos soluciones tecnológicas para gestionar a las personas la importancia del hardware y la inversión que esté requiere debe pasar a un segundo plano. Lo que buscamos es que solucione nuestros problemas de gestión y nos permita llegar a todos nuestros trabajadores de forma rápida, fácil y segura, el cómo hacerlo y los medios no son relevantes. Por tanto, debemos buscar soluciones que no requieran grandes inversiones en máquinas o que utilicen los medios disponibles. Dicho esto, ¿quién debe seleccionar la herramienta? Cuántas veces, y con mi máximo respeto hacia ellos, son los Responsables de Sistemas quien al final decantan la adquisición de un sistema de gestión de personas y no otro, aunque el seleccionado no sea el mejor, pero es el que mejor se adapta al hardware corporativo. Mi impresión, es que los responsables funcionales de estas herramientas debemos tener suficiente criterio para poder seleccionar aquellas que mejor se adaptan a las necesidades de la organización y las personas, por supuesto, siempre asesorados por los responsables de sistemas que nos deben guiar en aquellos tecnicismos que se nos escapan. Y además, en nuestra elección, y volviendo al factor primario, el coste, siempre que la inversión y/o el gasto sean menores. Por tanto, debemos definir claramente en un proyecto de selección y puesta en marcha los roles de cada una de las partes; el nuestro, como Responsables de Recursos Humanos será la búsqueda de la herramienta que mejor se adapta a nuestra cultura de gestionar personas, así como hacernos responsables del coste que ello implicará (coste de la solución, de la implantación, de consultoría,…) y lo que es más importante, la valoración del retorno de inversión que este coste implica; mientras que el Responsable de Sistemas debe ser la figura que asesora en la tecnología a aplicar y las infraestructuras a utilizar.

 

Complejidad, Desarrollo a medida vs estandarización. Unimos estos tres factores por lo relacionados que están entre sí. La complejidad en la implantación puede darse tanto en modelos a medida como estandarizados. La complejidad estará relacionada a la arquitectura de la aplicación que nos obligue en primer lugar a establecer unas políticas de personas que encajen con la aplicación, en vez de ser a la inversa, y además requiera un análisis excesivamente profundo y un proceso de consultoría de implantación de coste muy elevado. Debemos buscar soluciones simples pero efectivas. ¿Nos complicamos tanto la vida cuándo gestionamos personas? Probablemente no, si queremos llegar a todos los empleados (pues en caso contrario no nos entenderían, de ahí que muchas veces algunas políticas cuesten tanto implantar pues no están ajustadas a la realidad de la organización). Por tanto, debemos buscar soluciones que sean fáciles de implantar, que sean simples de interpretar, y sobre todo de fácil uso para quien tenga que utilizarlas. ¿Y el desarrollo a medida? ¿Vamos a inventar la rueda o ya está inventada? Para ser eficientes debemos aprovechar al máximo los conocimientos y experiencias de otros, por lo que el mejor criterio es aplicar modelos lo más estándares posibles, que además serán los más económicos. Con esto no quiero decir que debamos ajustar nuestros modelos de gestión al 100% a los que nos ofrecen las herramientas, sino que debemos aprovechar una parte importante y lo que no se ajusta desarrollarlo a medida. Pero estos desarrollos no deben superar más del 20% de todo nuestro modelo, pues en caso contrario, no sólo será más costosa la implantación de nuestros sistemas sino que también nuestro mantenimiento particular.

 

Outsourcing de procesos. Como último factor a tener en cuenta, y por el orden de relevancia, tenemos la búsqueda de soluciones que puedan ser externalizadas y gestionadas por proveedores de servicio. De momento, este tipo de soluciones no están excesivamente valoradas. Actualmente, la externalización se está enfocando en la administración de personal (nóminas) o en la gestión de los procesos de selección a través de proveedores. En estos casos, el proveedor pone a disposición una parte de su solución que nos permita aportarle información para la gestión, consultar resultados, etc., mientras que el “core” principal del sistema está en sus instalaciones y es controlado por él. De esta forma, lo que pagamos no sólo es el servicio del trabajo que realizan por nuestra cuenta, sino los medios (hardware y software utilizados). En este ámbito, podemos en un futuro ver una revolución, ya que podremos llegar a externalizar desde la gestión de las encuestas de clima (como hacen las empresas con sus áreas de Costumer Services), las evaluaciones de competencias, la gestión de la retribución flexible y variable,… Todo ello, con la visión de trasladar todo aquel trabajo que no aporta valor directamente hacía estos proveedores, y nuestros recursos propios dedicarlos a análisis y gestión de verdad.

 

CONCLUSIONES.

 

¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de dar el salto tecnológico? Lo que tendremos en cuenta a la hora de seleccionar una herramienta de gestión para Recursos Humanos será:

 

1. Que tenga un coste ajustado con una tasa de retorno de inversión corta, que nos permita modular la implantación adquiriendo sólo aquello que en cada momento necesitemos (escalabilidad).
2. Que nos permita integrar la solución con otras existentes en la organización, y principalmente con herramientas de Business Intelligence.
3. Que disminuya las cargas administrativas y se enfoque a gestionar procesos existentes en nuestra Empresa.
4. Que contribuya a mejorar la comunicación interna, y sea accesible desde cualquier entorno.
5. Que estemos tranquilos por la seguridad de nuestra información.
6. Que no requiera inversiones paralelas en hardware y software adicional que lo encarezca.
7. Que sea fácil de implantar, y posteriormente, de gestionar, además de buscar la simplicidad en el uso por parte de todos los implicados.
8. Que sea lo que realmente necesitamos, aunque ello requiera pequeños ajustes o customizaciones.
9. Que en un futuro nos permita externalizar aquellas partes de los procesos que tienen una elevada carga de trabajo administrativo o de manipulación, volcándonos de esta forma sólo en la gestión que añade valor a nuestra Empresa.