Software bajo demanda: Una nueva fórmula de gestionar personas.

Para aquellos que no estan familiarizados con el término, Software bajo demanda es un modelo de software aplicado al mundo empresarial y basado en sistemas de gestión alojados en servidores externos por los que se paga sólo y exclusivamente por el uso que se les da. Si bien, estos modelos están muy introducidos ya en nuestra vida cotidiana (aplicaciones como Spotify, Youtube,…) en el ámbito profesional no están tan implantados.

Probablemente, suene más el cloud computing o aplicaciones en red que permiten mantener una comunicación más fluida, rápida y eficaz con las personas que integran la organización. El método más extendido hasta ahora eran las aplicaciones web (que de estas hay muchas) pero bajo nuestro control total y absoluto, pues forman parte de nuestra intranet, dónde sólo aquellos que tienen acceso pueden utilizar las funcionalidades.

El siguiente paso, no es sólo cambiar el lugar dónde están alojadas nuestras aplicaciones, sino compartir sinergias a partir de utilizar aplicaciones comerciales, abiertas a todas aquellas empresas que desean utilizarlas, pero con unas ventajas incalculables sobre el modelo tradicional:

La primera, y quizás más interesante, teniendo en cuenta los tiempos que corren, es que estamos hablando de aplicaciones que no requieren inversión, ya que pagaremos al proveedor por el uso que le demos. Así, sí utilizamos el sistema pagaremos más que sí en un momento dado, decidimos prescindir de este servicio (de aquí la terminología anglosajona utilizada de Software as a Service ó sea SaaS).

Relacionada con la anterior ventaja, nos encontramos con aplicaciones que no requieren ningún tipo de despliegue de hardware (servidores propios, redes internas, instalaciones en ordenadores de la empresa). En definitiva, reducir la inversión en tecnología, sin prescindir de usarla, y una reducción sustancial en tiempo de implantación.

Otra ventaja, importante y digna de tener en cuenta, es la disponibilidad. Al tratarse de sistemas externos sólo tenemos que contratar el servicio e inmediatamente podemos acceder a la solución. Por tanto, son sistemas que no van a requerir períodos largos de implantación, como ocurre con ERPs y otros sistemas de gestión existentes en el mercado.

Por otro lado, y siguiendo el hilo de los ERPs, el uso de software bajo demanda, nos asegura que sólo vamos a utilizar aquello que vamos a necesitar de acuerdo a nuestra estrategia de puesta en marcha de modelos de gestión, sin requerir la compra de herramientas con muchas funcionalidades, que en el mejor de los casos, pondremos en marcha a medio plazo (2 a 3 años), teniendo sistemas infrautilizados de alto coste para la empresa. Al final, con SaaS sólo pagamos por lo que vamos a utilizar, poniéndolo en práctica según vayan surgiendo las necesidades. Además, al ser aplicaciones utilizadas por varias empresas, el proveedor incorpora de forma habitual las últimas tendencias acordes a las necesidades del mercado, lo que implica que el cliente se beneficia de nuevos modelos de gestión y dispone de herramientas siempre al día, pudiendo hacerlas extensivas a su negocio, según su criterio.

Por último, mencionar que el uso de este tipo de aplicaciones incrementa sustancialmente la comunicación interna, además de facilitar la misma. La empresa está conectada con sus empleados 24 horas 365 días, ya que un empleado puede acceder a la misma en cualquier lugar y a cualquier hora, sin necesidad de instalaciones específicas, sólo una conexión a internet y disponer de sus claves de acceso.

Como vemos, existen grandes ventajas para el uso de este tipo de sistemas, pero también es cierto que en la actualidad, y eso porque estamos en los albores de su uso, existen muchas reticencias. La principal, la seguridad. Tenemos una tendencia innata a que consideremos seguro aquello que forma parte de nuestro entorno más cercano, por tanto, acabamos considerando más seguro lo que está en nuestro ordenador, a lo que está en nuestra intranet, y por último, lo que está en la red. Pero la realidad es que tan fácil es acceder a nuestro ordenador como a la red, si se obra malintencionadamente (¿cuántos virus hay alrededor de nuestros sistemas?). Esto se subsana disponiendo de aplicaciones alojadas en hostings serios y seguros, que hay muchos. Y esto tiene que ser uno de los factores más importantes a la hora de poner en manos de terceros nuestros sistemas de gestión.

La realidad es que en nuestra vida diaria, y fuera de nuestro entorno de trabajo, estamos habituados al uso de sistemas gestionados en la red (las compras en tiendas virtuales, nuestro acceso a nuestras cuentas bancarias, nuestras reservas,…), y esto que hace un tiempo nos parecía casi ciencia ficción y sobre todo un riesgo, ha pasado a formar parte de nuestra vida. Por tanto, ¿por qué no utilizar sistemas para gestionar nuestras empresas al mismo nivel?

Una de las áreas de la empresa, que más se puede beneficiar de este tipo de soluciones es Recursos Humanos. Desde este área se deben buscar herramientas que faciliten la comunicación interna, y que al mismo tiempo, agilicen procesos internos, que de otra forma resultan tediosos, complicados y muchas ocasiones impiden la aplicación de nuevas fórmulas de gestión.

Reflexione sobre los procesos que realiza actualmente y que requieren interrelación empresa-trabajador, y qué además, acaban introduciéndose en complejos ERPs o en el peor de los casos en hojas de Excel. ¿Lo ha pensado? Seguro que son muchos procesos.

Ahora piense lo que supondría que eso mismo estuviera al alcance del trabajador, en cualquier lugar y momento, y además, que cualquier gestión que realizará se incorporará en sus sistemas (en sus servidores o de terceros, con plena seguridad), y que al día siguiente, sólo tuviera que procesar información e interactuar con el empleado. ¿A qué suena bien? Pues ya no es ciencia ficción, ahora lo podemos llevar a cabo.

Dentro de Recursos Humanos son muchos los procesos que se pueden gestionar con Software bajo demanda. A continuación relacionamos algunos de ellos:

1. Puesta en marcha del plan de formación. Demandas de cursos e identificación de necesidades, inscripción a las acciones formativas definidas, evaluaciones de la formación, comunicación con los empleados sobre la evolución del plan, gestión del conocimiento adquirido con la formación, etc.

2. Gestión de modelos de retribución variable, comunicando objetivos a todos los empleados, informando sobre la evolución y resultado parcial y final de objetivos, entre otros.

3. Mejoras en planificación y organización, utilizando sistemas SaaS como backoffice: Solicitud de vacaciones, permisos, comunicación de incidencias,...

4. Llevar a cabo todo tipo de encuestas relacionadas con Recursos Humanos como en el caso de evaluaciones de competencias y desempeño, clima laboral, etc.

En definitiva, con este tipo de soluciones podemos:

a) Utilizar software sin realizar inversiones costosas.

b) Disponer de herramientas modernas y eficaces desde el primer momento de su contratación.

c) Incrementar la comunicación interna y estar siempre disponible 24 x 7.

d) Disminuir procesos mecánicos que se dan al gestionar personas.

e) Estar siempre al día con las últimas novedades en gestión.

f) Utilizar sólo lo que se necesita, mejorando la percepción que el resto de la empresa tiene de Recursos Humanos.

g) Mejorar la información disponible para la toma de decisiones, sí incorporamos cuadros de mando relacionados con la información que se mueve en nuestra “nube”.

Estamos en una era en que vamos a pasar de los métodos tradicionales a métodos que utilicen, en definitiva, lo que en nuestra vida privada cada día está más implantado.

En Recursos Humanos deberíamos aprender de lo que otras áreas han hecho y los buenos resultados que han alcanzado. Piense en Marketing, como ha sabido utilizar estas nuevas herramientas para mejorar su relación con el cliente, y después, piense como desde nuestra función podemos hacer lo mismo para mejorar esa misma relación con nuestro cliente interno.